Onderaannemers
Veelgestelde vragen

Geldt de audit ook voor ons als onderaannemer of is dit enkel van toepassing voor de besteller ? 

Er zal regelmatig een externe audit gebeuren op het proces van Public-Sourcing. Bij het onderzoek van een bepaalde aanvraag kan er inderdaad gecheckt worden of de voorgeschreven procedures ook door de onderaannemer werden toegepast.

Addendum 2 Gegevensverwerking: worden de zelfstandige ondernemers die geleverd worden door de onderaannemers beschouwd als sub-verwerkers en zo ja is het mogelijk een overkoepelende toestemming van MSP te verkrijgen voor gebruik van de sub-verwerkers?

Het voorstellen van zelfstandigen wordt steeds aangegeven in de voorstelling. Belangrijk hierbij is dat wanneer er gewerkt wordt met subverwerkers, dat de verwerkersovereenkomst 1 op 1 wordt doorgezet naar de subverwerkers zodat deze ook geïnformeerd is over zijn/haar verantwoordelijkheid bij het uitvoeren van de opdracht. 

Leveranciers zullen verplicht worden om persoonsgegevens van consultants/freelancers te delen. Hoe zal hier mee omgegaan worden GDPR-gewijs? 

De VMS partner Connecting-Expertise heeft een volledig uitgewerkte aanpak over GDPR, waaronder een gedeelte over 'automatische anonimisatie'. Deze richtlijnen zijn vandaag van toepassing en kunnen in de toekomst eventueel aangepast worden in het kader van wijzigende wetgeving of voortschrijdend inzicht.

Wanneer wordt er over afwerving gesproken?

Afwerving betekent dat een MSP-kracht (een freelancer in dienst van een onderaannemer of een werknemer op payroll van een onderaannemer) zijn overeenkomst verbreekt en rechtstreeks gaat werken voor 1 van de Bestellers en dus inderdaad voor de overheid gaat werken als ambtenaar in geval van het Facilitair Bedrijf. 

Zoals vermeld in het artikel is het niet de bedoeling dat de Besteller een MSP-kracht aanwerft.

Wel kan iedereen, ook MSP-krachten, zelf reageren op openstaande vacatures van entiteiten en zij zullen als alle andere kandidaten beoordeeld worden.

Onderaannemers dienen eigen apparatuur te verstrekken aan diegenen die opdracht uitvoeren. Hoe wordt hiermee omgegaan in de praktijk?  

Art. 3.4 van de A.V. stipuleert: ‘Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen wordt de Opdracht uitgevoerd met materiaal van Onderaannemer (zoals gsm, computer, …). De Besteller kan eventueel bijkomende middelen ter beschikking stellen indien dit nodig is voor het uitvoeren van de Opdracht (o.a. toegang tot bepaalde bedrijfstoepassingen, computermateriaal, ...).’ 

Onder Addendum II zijn de onderaannemers verantwoordelijk voor de informatiesysteeemveiligheid. Hoe wordt dit in de praktijk behandeld?

In die situaties waarbij de Besteller de informaticamiddelen ter beschikking stelt en er geen data op informaticamiddelen van de Onderaannemer worden ontvangen, laat staan bewaard, is het de verantwoordelijkheid van de Onderaannemer om zijn informatiesysteem te beveiligen. Dit neemt niet weg dat Bijlage II volledig handelt over goed ondernemerschap en door elke onderneming zou moeten gevolgd worden. Het ‘niet-ontvangen’ van data is bovendien niet altijd volledig uit te sluiten, bv wanneer data in bijlage aan een e-mail wordt verzonden en deze e-mail via een web-toepassing kan geopend worden… 

Is er een opzegtermijn langs de onderaannemerkant om zonder boete de aanbieding van een kandidaat te stoppen? Wat in geval van ontslag van de consultant? Wat als 90% van de opdracht is opgeleverd en de kandidaat dan wordt teruggetrokken? 

Neen, er is geen opzegtermijn voorzien voor de onderaannemers. 

Public Sourcing zal nu rechtstreeks toegang krijgen tot alle persoonlijke contactgegevens van alle freelancers & consultants op de markt. Hoe wordt hiermee omgegaan?

Public-Sourcing ontvangt de gegevens van alle ingediende MSP-krachten. Vermits Public-Sourcing zelf geen databestand heeft van kandidaten en ook geen MSP-krachten mag voorstellen, zal deze info enkel gebruikt worden in het kader van de voorstelling van kandidaten aan de besteller.

Wat zijn de opzegmodaliteiten van het contract? Zoals vroeger 1 week voor de VO of aangepast? 

De opzegtermijn voor de Vlaamse overheid is nog steeds 1 week. In de nieuwe algemene voorwaarden staat vermeld onder artikel 14.2.1 : 

Opdrachtgever kan het Contract beëindigen mits naleving van een schriftelijk te betekenen opzegtermijn van 1 week. Indien Onderaannemer het Contract eenzijdig stopzet vooraleer de voorziene einddatum en/of het aantal voorziene mandagen zijn bereikt, behoudt Opdrachtgever zich het recht voor een compenserende opzeggingsvergoeding te eisen die gelijk is aan het bedrag dat zou kunnen worden gefactureerd door Onderaannemer indien het Contract volledig was uitgevoerd.

Zijn aanpassingen aan de nieuwe AV mogelijk? 

Er zijn geen aanpassingen mogelijk aan de nieuwe algemene voorwaarden. Dankzij deze manier van werken kan Public-Sourcing garanderen aan de Vlaamse overheid dat hun bestek 100% gerespecteerd wordt in de uitvoering en dat alle leveranciers op dezelfde manier samenwerken met Public-Sourcing en met de entiteiten van de Vlaamse overheid. 

Is het contract/de AV voor iedereen hetzelfde? 

De nieuwe algemene voorwaarden zijn inderdaad voor alle leveranciers identiek. 

Is het mogelijk om de RTR aan te passen en hierin te vermelden dat een freelancer zich niet rechtstreeks kan aanbieden zonder overleg met zijn opdrachtgever? 

Het document Right To Represent zal voorlopig niet aangepast worden. Het is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de onderaannemer / opdrachtgever om correcte afspraken te maken met zijn medewerkers en freelancers.

Kunnen freelancers zich rechtstreeks aanbieden?  

Freelancers kunnen zich inderdaad rechtstreeks aanbieden op het platform Connecting-Expertise. Anderzijds blijft het perfect mogelijk dat een onderaannemer een freelancer in onderaanneming voorstelt. Beide opties zijn mogelijk.

Kunnen de bestellers de longlist bekijken en kunnen zij ieman duit de longlist prefereren? 

De besteller kan inderdaad de longlist zien om een volledig beeld te krijgen van de reactie van de markt. Public-Sourcing is wel verantwoordelijk voor de uiteindelijke selectie van de kandidaat uit de shortlist en zal zijn keuze baseren op alle elementen van het selectieproces, waaronder de feedback van het interview door de besteller. Een besteller kan niet een kandidaat van de shortlist weigeren en een kandidaat uit de longlist verkiezen. 

Hoeveel kandidaturen zitten er in shortlist?

Het aantal ligt niet vast, maar zal schommelen tussen 1 en 5 kandidaten, afhankelijk van de aanvraag en de instroom.

Heeft de besteller invloed op de rangschikking van de kandidaten?

Op vraag van het Facilitair Bedrijf is Public-Sourcing de eindverantwoordelijke van de rangschikking en de selectie van de kandidaten. Een besteller kan met de kandidaten van de shortlist een interview plannen en deze feedback zal meegenomen worden in de definitieve selectie. 

Dit raamcontract is door het Facilitair Bedrijf opgezet om op een neutrale manier tijdelijke ICT profielen in te schakelen voor een beperkte opdracht. Het is altijd mogelijk dat een project langer duurt en dus verlengd wordt maar deze manier van werken is niet opgezet om één en dezelfde persoon gedurende verschillende opdrachten en jaren in te schakelen. Daarom wordt elke 'verderzetting' beschouwd als een nieuwe aanvraag en volgt er een nieuwe selectie.

Indien een besteller alle invloed en beslissingsrecht wil over de keuze van de kandidaten, raadt het Facilitair Bedrijf aan om dit via een ander contract te organiseren of door zelf een tender te lanceren in de markt.

De feedback van de besteller speelt mee in de uiteindelijke selectie van de kandidaat, indien Public-Sourcing de feedback als relevant ervaart. Indien de besteller niet akkoord gaat met de uiteindelijke selectie, kan die de selectie niet aanvaarden en de aanvraag opnieuw lanceren. Dan start de procedure opnieuw, eventueel met een aangepaste aanvraag met aangepaste criteria.

Wordt er vooraf in de aanvraag aangegeven wanneer en welke testen afgenomen kunnen worden?  

Ja, dit wordt in de aanvraag aangegeven. 

Wordt er bij het opmaken van de shortlist rekening gehouden met de beoordeling van een kandidaat die al een functie uitoefent?   

Het Facilitair Bedrijf vraagt voor elke nieuwe aanvraag een neutrale en objectieve screening te doen, op basis van de gevraagd criteria in de aanvraag. De beoordelingen van besteller spelen dus niet mee in de opmaak van de shortlist.

 Er wordt rekening gehouden met ervaring op basis van senioriteit en dat zal ook uitgedrukt staan in de vaardigheden van de aanvraag.  

Blijft de huidige doorlooptijd van vacatures behouden? 

De warme match (contact nemen met kandidaten om de shortlist te bepalen) zal de doorlooptijd beïnvloeden en team Public-Sourcing zal dit nauw opvolgen. Public-Sourcing krijgt maximum 10 werkdagen om een selectie uit te voeren en de shortlist op te leveren.

Wat gebeurt er juist met kandidaten die boven het maximumtarief voorgesteld worden?  

Er kunnen inderdaad kandidaten voorgesteld worden boven het maximum tarief maar deze worden sowieso geweigerd. Ze zullen met andere woorden niet geselecteerd worden. Door deze kandidaten toch te tonen aan de entiteiten / bestellers krijgen zij een beter beeld van het aanbod in de huidige markt.  

Hoe hard zullen de must-haves doorwegen en wat met minder technisch gerichte profielen? 

De must-have criteria worden beschouwd als verwerpingscriteria : indien de gevraagde competentie niet aantoonbaar is in het cv, wordt de kandidaat verworpen. Dit geldt voor alle types profielen. 

Dit zal gebeuren zodra de vaardigheden zijn aangepast tijdens de implementatie waarbij naast de must haves en nice to haves ook de should haves worden toegevoegd. 

Hoe bindend/beïnvloedbaar is de shortlist die wordt opgeleverd door Public-Sourcing? 

De besteller kan enkel met de geshortliste kandidaten een interview inplannen omdat deze het meeste voldoen aan de vooropgestelde criteria van kwaliteit en tarief. Het is Public-Sourcing die op basis van alle elementen nadien de finale winnende kandidaat zal kiezen.  

Klopt het dat er een beperkt aantal kandidaten mag voorgesteld worden per aanvraag?

Er staat inderdaad een beperking van maximum 3 cv's dat mogen voorgesteld worden per aanvraag. In de nieuwe algemene voorwaarden staat vermeld onder artikel 1 : 

Onderaannemer kan maximaal drie kandidaten aanbieden op een Werkaanvraag.

Wordt er bij de verplichte beroepsaansprakelijkheidsverzekering rekening gehouden met extra kosten voor de freelancer? 

Net zoals in de vorige raamovereenkomst wordt er gevraagd om een verzekering af te sluiten. Het Facilitair Bedrijf vraagt om dit nu ook te controleren om ervoor te zorgen dat alle mogelijke risico's gedekt zijn. 

Deze verzekering houdt inderdaad extra kosten in, maar elk Belgisch bedrijf wordt verondersteld zich voldoende te verzekeren, ook freelancers.

Wat wordt er bedoeld met aansprakelijkheid en wat is een schadeverwekkend feit?

Aansprakelijkheid is de verantwoordelijkheid voor veroorzaakte schade, zoals in detail beschreven in artikel 6.3 van de algemene voorwaarden. 

Een schadeverwekkend feit is de actie, combinatie van acties of het gebrek aan actie welk een bepaalde schade tot gevolg heeft en die door de besteller geclaimd wordt.  

Waarom worden we gecontacteerd door een derde partij om onze verzekering BA te valideren? 

Public-Sourcing is in de nieuwe Raamovereenkomst verplicht om na te gaan of elke onderaannemer voldoende verzekerd is i.k.v. beroepsaansprakelijkheid. Omdat we zelf niet over de nodige expertise beschikken hebben we hiervoor een externe expert ingeschakeld. Public-Sourcing heeft verder geen enkele binding met deze partner 

Om de check mogelijk te maken worden voor elke nieuwe onderaannemer bij de opstart van het eerste contract de bedrijfsgegevens (naam, adres, BTW-nummer, e-mailadres en telefoonnummer) gecommuniceerd aan deze expert.

Hoe kan ik mij in regel stellen met de verzekeringsverplichting gekoppeld aan het contract? 

Elke verzekeringsmakelaar kan u een offerte bezorgen. Public-Sourcing opteert ervoor om de aansprakelijkheid te beperken voor freelancers en hebben we tevens een onafhankelijke makelaar een aangepast voorstel laten uitwerken. Op eenvoudige vraag kan die een offerte maken. Public-Sourcing heeft hier zelf geen enkel voordeel bij. Dit kadert volledig in onze verplichting t.o.v. de Vlaamse overheid.

Nemen jullie rechtstreeks contact op met de kandidaten? 

het Facilitair Bedrijf heeft inderdaad gevraagd aan Public-Sourcing om een 'warme match' te doen bij de kandidaten. Dit betekent concreet dat iemand van het Public-Sourcing team telefonisch contact opneemt om te checken of  het cv en opgegeven ervaring kloppen. 

De warme match zal effectief gebeuren voor iedere aanvraag met de beste kwalitatieve kandidaten. U moet er bijgevolg van uitgaan dat elke kandidaat, die u voorstelt, kan gecontacteerd worden door een programma coördinator van Public-Sourcing. 

Binnen welke termijn gaan jullie ingediende kandidaat contacteren?

Er staat gaan SLA over het moment van contactname. U mag ervan uitgaan dat dt gebeurt tussen 2 en 10 werkdagen na verstrijken van de uiterste reactiedatum van de aanvraag. Dat is immers het moment dat de screening van alle ontvangen kandidaten kan beginnen. 

Wat als de kandidaat niet altijd telefonisch bereikbaar is?

Indien de programma coördinator van Public-Sourcing de MSP-kracht niet kan bereiken, zal die een boodschap inspreken op de voicemail en een email sturen met de onderaannemer in kopie.

Zal de leverancier op de hoogte gebracht worden wanneer hun kandidaat wordt onderworpen aan een warme match? Kunnen/mogen de leveranciers hier zelf bij zijn (indien Teams call)? 

De leverancier zal niet geïnformeerd worden over een warme match en zal ook niet kunnen deelnemen aan het gesprek. 

De leverancier dient ervan uit te gaan dat elke kandidaat die voorgesteld wordt, in aanmerking kan komen voor een warme match. Na de screening van alle ontvangen  kandidaten maakt Public-Sourcing een eerste shortlist en zal die kandidaten contacteren voor een warme match. Na het gesprek kan de shortlist nog aangepast worden en de definitieve lijst wordt gecommuniceerd naar de entiteit of besteller.

Kan PS een scenario van gestelde vragen bezorgen die kunnen gesteld worden tijdens de warme match? Vermijden dat er gevraagd wordt naar loon of andere delicate info. 

Er zullen enkel vragen gesteld worden gelinkt aan competenties en inhoud van de opdracht, nooit over loonsvoorwaarden of -verwachtingen.  

Hoeveel keer zal er naar een kandidaat gebeld worden voor een warme match? Wat indien die niet bereikbaar is en wat is de invloed hiervan op zijn/haar score? 

Het Public-Sourcing team zal 1 keer telefonisch contact opnemen met de geselecteerde kandidaat. Indien deze niet bereikbaar is, wordt een boodschap nagelaten en een mail gestuurd naar de kandidaat met copie naar de verantwoordelijke leverancier die dan zelf actie kan ondernemen naar de kandidaat toe. Indien na deze acties geen gesprek heeft plaatsgevonden, zal deze kandidaat niet gescoord kunnen worden en bijgevolg niet op de finale shortlist voorgesteld worden aan de entiteit / besteller.

Hoe zullen contactgegevens van kandidaat gegeven en bewaard worden voor warme match? 

Bij het voorstellen van de kandidaten zal er een vakje beschikbaar zijn in de tool Connecting-Expertise om deze gegevens te registreren. 

In welke mate zal de warme match een invloed hebben op de doorlooptijd van aanvragen? 

De warme match (contact nemen met kandidaten op de shortlist) zal de doorlooptijd beïnvloeden en team Public-Sourcing zal dit nauw opvolgen. Public-Sourcing krijgt maximum 10 werkdagen om een selectie uit te voeren en de shortlist op te leveren.